W dniu 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej także ustawą o ochronie sygnalistów). Służy ona wdrożeniu do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:
Zgłoszeń zewnętrznych można dokonywać od dnia 25 grudnia 2024 r.
1. Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłaszania:
- a) pisemnie – w postaci papierowej poprzez wysyłkę na adres do korespondencji: Kuratorium Oświaty w Kielcach, al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce z dopiskiem na kopercie „sygnalista – zgłoszenie” (zgłoszenie powinno zostać przygotowane na formularzu, o jakim mowa w ust. 2; wypełniony formularz należy umieścić w odrębnej kopercie, która następnie powinna zostać włożona do koperty, na której naniesiony zostaje ww. adres do korespondencji);
- b) pisemnie – w postaci elektronicznej poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres: sygnalista@kuratorium.kielce.pl (tytuł wiadomości: „sygnalista – zgłoszenie”; zgłoszenie może zostać zawarte bezpośrednio w treści wiadomości lub w załączniku do wiadomości przygotowanym z wykorzystaniem formularza, o jakim mowa w ust. 2).
2. Wzór formularza jest zamieszczony na stronie podmiotowej organu: kuratorium.kielce.pl:
II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, określona w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928). Treść ustawy jest zamieszczona w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).
III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:
W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia osoba uprawniona wyznaczona do obsługi zgłoszeń niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia, wysyła osobie dokonującej zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy aby sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
Następnie dokonywana jest wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania przez Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/ działanie następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Czynności te podejmowane są z zachowaniem należytej staranności, bez zbędnej zwłoki oraz z zachowaniem poufności.
Osoba upoważniona przez Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
Po dokonaniu ustaleń do sygnalisty przesyłana jest informacja zwrotna o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Jeżeli przewidują to przepisy odrębne, Świętokrzyski Kurator Oświaty przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki.
Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji
Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Odstępuje się od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu albo dokonał zgłoszenia anonimowo.
Maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
W uzasadnionych przypadkach przekazuje się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającego 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
Sygnalista zostaje poinformowany także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
V. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Świętokrzyski Kurator Oświaty dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy.
Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.
Możliwość kontaktu z sygnalistą mają jedynie pracownicy upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
VI. Przetwarzanie danych osobowych
Administrator Danych – Świętokrzyski Kurator Oświaty wdrożył zasady, o których mowa w art. 5 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE. L Nr 119, str. 1, ze zm.), dalej „RODO”. Przetwarzanie danych osobowych oraz informacji podawanych w zgłoszeniu oparte jest o zasady zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia przechowywania, rozliczalności, integralności, poufności, ograniczenia celu przetwarzania do czynność określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, minimalizacji danych oraz prawidłowości opartej na danych wskazanych w zgłoszeniu jako źródle informacji.
Dane osobowe, które pozwalają na ustalenie tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem, nie będą ujawnione nieupoważnionym osobom, a do przetwarzania tych danych osobowych będą dopuszczone wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, wynikające z art. 29 i art. 32 ust. 4 RODO. Świętokrzyski Kurator Oświaty będzie przetwarzać dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem tylko w zakresie koniecznym do przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji oraz podjęcia działania następczego. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych wynikające z art. 13 RODO, dotyczące zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów, znajdują się w klauzuli informacyjnej zamieszczonej pod formularzem zgłoszenia zewnętrznego.
VII. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Działania następcze podejmowane są przez Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z zachowaniem należytej staranności. Działania następcze wobec każdego zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia przez ww. organ, polegają na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, kontrolnego lub nadzorczego. Działania następcze w szczególności polegają na:
- przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego umożliwiającego sporządzenie informacji zwrotnej, w tym dotyczącej zamknięcia procedury, jeżeli ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu nie wymaga przeprowadzenia kontroli,
- uwzględnieniu informacji o naruszeniu prawa w planowaniu kontroli,
- sporządzeniu zawiadomień i innych pism, które należy skierować do właściwych organów na podstawie wyników kontroli prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.
VIII. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Ustawa o ochronie sygnalistów w rozdziale 2 wprowadza środki ochrony prawnej sygnalisty. Sygnalista podlega tej ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochrona sygnalisty polega na zakazie podejmowania działań odwetowych oraz na zakazie prób lub gróźb zastosowania takich działań. W przypadku zaistnienia działań odwetowych sygnalista ma prawo dochodzenia odszkodowania lub do zadośćuczynienia. Przykładowa lista działań odwetowych wobec pracowników oraz osób świadczących pracę lub usługi na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego, została wymieniona w ustawie o ochronie sygnalistów.
Zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatnej pomocy prawnej udziela adwokat lub radca prawny, który zawarł z powiatem umowę w sprawie udzielania tej pomocy. Więcej informacji dostępnych pod linkiem https://www.gov.pl/web/nieodplatna-pomoc.
Na żądanie sygnalisty Świętokrzyski Kurator Oświaty, w przypadku gdy jest właściwy do podjęcia działań następczych, wyda nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów. Zaświadczenie takie może być wydane wyłącznie osobie fizycznej, która jest sygnalistą w rozumieniu art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.
IX. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności
Zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów:
- Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
- W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
- Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
X. Wyłączenie stosowania procedury zgłoszeń zewnętrznych:
Procedura nie dopuszcza anonimowego zgłoszenia. Zgłoszeniem anonimowym jest zgłoszenie, które nie umożliwia identyfikacji jego autora przez adresata zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe są trwale nieskuteczne. Nie podlegają rozpoznaniu w trybie niniejszej procedury – co, w zależności od przedmiotu zgłoszenia, nie wyklucza stosowania przepisów odrębnych przewidujących rozpatrywanie informacji zgłoszonych anonimowo.
Zgłoszenia anonimowe mogą być procedowane wyłącznie w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnieniaprzestępstwa.
XI. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, z którym sygnalista pozostaje w kontekście związanym z pracą
Świętokrzyski Kurator Oświaty zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, z którym sygnalista pozostaje w kontekście związanym z pracą. Zgłoszenie wewnętrzne może stanowić środek służący skutecznemu i szybkiemu przeciwdziałaniu naruszeniu prawa w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu. Poza tym zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane, jeżeli sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego należy uznać za zgodne z założeniami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn. zm.) oraz ustawy o ochronie sygnalistów.
XII. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich, z którym można skontaktować się za pośrednictwem Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
- Adres korespondencyjny do RPO: Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
- Informacyjna linia obywatelska: Tel.: 800 676 676
- e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
- Adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-81771-91578-RDUCW-25
- e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP
Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO