e-Doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej, mająca taką samą moc prawną jak list polecony. System ten zastąpi dotychczasowe formy komunikacji z organami publicznymi, w tym:
- tradycyjną (papierową) korespondencję przesyłaną drogą pocztową,
- korespondencję prowadzoną za pośrednictwem ePUAP.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na organy administracji publicznej w Polsce, w tym organy podatkowe oraz administrację samorządową, a także pozostałe jednostki spełniające definicję „podmiotu publicznego” określoną w ustawie o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045).
Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek ten obejmuje również podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Oznacza to, że cała korespondencja tych jednostek z podmiotami publicznymi – zarówno nadawanie, jak i odbieranie pism – będzie musiała odbywać się za pośrednictwem systemu e-Doręczeń (z wyjątkami określonymi w ww. ustawie).
Obowiązek ten dotyczy podmiotów wymienionych w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym między innymi:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółki akcyjne
- proste spółki akcyjne
- spółki europejskie
- spółki jawne
- spółki komandytowe
- spółki komandytowo-akcyjne
- spółki partnerskie
- spółdzielnie
- spółdzielnie europejskie
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej
- fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną
- związki zawodowe
e-Doręczenia dla szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki wpisane do KRS
Należy zwrócić uwagę, że termin 1 kwietnia 2025 r. dotyczy także szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez wyżej wymienione jednostki. Wynika to z faktu, że szkoły i placówki oświatowe nie posiadają osobowości prawnej – za ich działalność odpowiada organ prowadzący.
Co to oznacza w praktyce?
- Organizacyjnie są one formą wykonywania zadań oświatowych i zespołem środków wyodrębnionym ze środków organu prowadzącego.
- Nie posiadają osobowości prawnej – ich wydatki są pokrywane bezpośrednio z budżetu organu prowadzącego, a dochody odprowadzane na jego rachunek.
- W obrocie prawnym szkoła występuje jako podmiot korzystający z osobowości prawnej swojego organu prowadzącego. To organ prowadzący jest stroną zawieranych umów oraz właścicielem majątku.
- Istnieje prosta zasada: Osobny numer REGON = osobny adres ADE (Adres Doręczeń Elektronicznych).
Podstawa prawna:
- Art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045).