Szanowni Państwo
Dyrektorzy szkół i placówek publicznych,
Przypominamy, że wszystkie wnioski wysyłane do Kuratorium Oświaty w Kielcach (np. o zgodę na zatrudnienie nauczyciela bez kwalifikacji) należy przesyłać w formie elektronicznej.
Każdy wniosek i każdy załącznik (w tym skany dokumentów, np. skan dyplomu, świadectwa pracy, oświadczenia) muszą być podpisane elektronicznie jednym z poniższych podpisów:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym – np. podpisem zakupionym od certyfikowanego dostawcy lub,
- darmowym podpisem zaufanym – np. za pośrednictwem portalu gov.pl lub bankowości internetowej lub,
- darmowym podpisem osobistym – np. używając e-dowodu osobistego i czytnika.
Skanowane dokumenty także muszą być podpisane elektronicznie za zgodność z oryginałem
Oznacza to, że jeśli przesyłasz skan dokumentu papierowego (np. dyplomu czy zaświadczenia), skan ten musi być podpisany podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym) osoby upoważnionej, co potwierdza, że osoba podpisująca potwierdza, że zeskanowany dokument jest wierną kopią oryginału.
Przykład poprawnej wysyłki:
Dyrektor przygotowuje wniosek, podpisuje go profilem zaufanym przez gov.pl, dołącza skany załączników podpisane elektronicznie za zgodność z oryginałem, a następnie wysyła dokumenty przez platformę e-Doręczenia.
Przykład błędnej wysyłki:
Dyrektor wysyła wniosek e-mailem wraz ze skanami dokumentów bez podpisu elektronicznego potwierdzającego zgodność z oryginałem. Taki komplet nie będzie rozpatrzony, bo nie spełnia przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
Dyrektor szkoły, jako osoba odpowiedzialna za placówkę, ma obowiązek korzystać z elektronicznych doręczeń (e-Doręczeń) zgodnie z przepisami prawa administracyjnego.
Podstawy prawne:
-
Kodeks postępowania administracyjnego (art. 14 § 1a)
„Sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej.”
(t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572 z późn. zm.). -
Kodeks postępowania administracyjnego (art. 63 § 1)
Podania elektroniczne wnosi się za pomocą adresu do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.
(t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572 z późn. zm.) -
Ustawa o doręczeniach elektronicznych (art. 4 ust. 1)
„Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych”.
(t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późn. zm.) -
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (eIDAS)
Określa m.in. akceptację podpisów kwalifikowanych i zaawansowanych podpisów elektronicznych w administracji publicznej w całej Unii Europejskiej.
Ważne: Dokumenty wysłane e-mailem lub przez e-Doręczenia bez ważnego podpisu elektronicznego dyrektora lub osoby upoważnionej, a także bez potwierdzenia zgodności skanów z oryginałem podpisem elektronicznym, nie spełniają wymogów prawnych i nie będą rozpatrywane.
| Sytuacja lub czynność | Poprawnie | Niepoprawnie |
|---|---|---|
| Forma wniosku | Wniosek podpisany kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. | Wniosek wysłany e-mailem bez podpisu elektronicznego. |
| Załączniki i skany dokumentów | Każdy załącznik, skan dyplomu lub zaświadczenia podpisany elektronicznie za zgodność z oryginałem (kwalifikowany podpis / zaufany / osobisty osoby upoważnionej). | Załączniki, skan dyplomu lub zaświadczenia bez żadnego podpisu elektronicznego. |
| Wysyłka | Dokumenty (wszystkie podpisane elektronicznie) wysłane przez e-Doręczenia | Dokumenty wysłane zwykłym e‑mailem z podpisem elektronicznym lub bez podpisu elektronicznego. |
| Kto podpisuje? | Dyrektor szkoły lub osoba posiadająca pisemne upoważnienie do podpisania wniosku oraz załączników. | Osoba nieuprawniona lub brak podpisu w ogóle. |
| Efekt prawny | Dokumenty spełniają wymogi KPA – mogą być rozpatrzone. | Dokumenty nie są podaniem w rozumieniu KPA – nie będą rozpatrywane. |
Świętokrzyski Kurator Oświaty
Piotr Łojek