Organizator wypoczynku ma obowiązek zgłosić organizację każdego wypoczynku dla dzieci i młodzieży do właściwego (ze względu na siedzibę organizatora) kuratorium oświaty.
Zgłoszenia wypoczynku należy dokonać wyłącznie za pośrednictwem bazy wypoczynku (https://wypoczynek.men.gov.pl/) w terminach:
- najpóźniej na 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku,
- najpóźniej na 14 dni przed terminem rozpoczęcia półkolonii lub wypoczynku za granicą,
- najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku, ale tylko w przypadkach uzasadnionych względami społecznymi (np. konieczność organizowania działań adresowanych do dzieci i młodzieży w związku z negatywnymi skutkami wystąpienia klęsk żywiołowych, organizowania wypoczynku ze środków publicznych lub dofinansowanie dla uczniów z rodzin o niskim statusie ekonomicznym).
Należy zgłosić każdy wypoczynek trwający minimum 2 dni. W przypadku szkół lub placówek zgłoszeniu nie podlega zamiar zorganizowania wypoczynku trwającego do 3 dni. W tym przypadku dyrektor, zamiast zgłoszenia do kuratora oświaty, zawiadamia o organizacji takiego wypoczynku organ prowadzący i organ sprawujący nadzór pedagogiczny, przekazując kartę wypoczynku.
Forma zgłoszenia wypoczynku
Odpowiedni formularz elektroniczny zamieszczony w bazie wypoczynku wypełniony i zatwierdzony przez organizatora wysyła się automatycznie. Nie jest to jednak równoznaczne ze złożeniem zgłoszenia. Aby zgłoszenie było prawidłowo dokonane, organizator powinien:
- jeśli składa zgłoszenie w formie elektronicznej:
- uwierzytelnić zgłoszenie za pomocą elektronicznego podpisu lub Profilu Zaufanego,
- wysłać zgłoszenie za pomocą systemu bazy wypoczynku.
- jeśli składa zgłoszenie w formie papierowej:
- wydrukować wersję zgłoszenia identyczną z zatwierdzoną,
- podpisać zgłoszenie przez osobę/osoby upoważnione,
- zgłoszenie wraz z załącznikami wykazanymi w części B formularza złożyć osobiście lub wysłać pocztą do kuratorium oświaty.
Powyższe czynności należy powtórzyć, jeżeli kurator oświaty wskaże braki lub nieprawidłowości w zgłoszeniu i wezwie organizatora do ich uzupełnienia, lub usunięcia w wyznaczonym terminie (przez system bazy wypoczynku).
Jeżeli mimo wezwania, organizator wypoczynku nie uzupełnił braków lub nie usunął nieprawidłowości stwierdzonych w zgłoszeniu wypoczynku, kurator oświaty, w drodze decyzji administracyjnej, odmawia umieszczenia zgłoszenia wypoczynku w bazie wypoczynku. Taki wypoczynek zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma prawa się odbyć.
Jeżeli zgłoszenie wypoczynku spełnia warunki określone w ustawie i rozporządzeniu, kurator oświaty umieszcza je niezwłocznie w bazie wypoczynku, udostępniając do publicznej wiadomości informacje o organizatorze.
Zaświadczenie o umieszczeniu zgłoszenia w bazie wypoczynku wydrukować może organizator wypoczynku, po zalogowaniu się do własnego konta użytkownika.
W przypadku zmian powstałych po zatwierdzeniu zgłoszenia, organizator obowiązany jest każdorazowo poinformować kuratora o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem. Wzór formularza zmian na wypoczynku zamieszczony jest w załączeniu.
Załączniki, które dołącza się do zgłoszenia
Jeżeli wypoczynek organizowany jest w obiekcie hotelarskim lub innym obiekcie, w którym są świadczone usługi hotelarskie, należy dołączyć kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej.
W przypadku organizowania wypoczynku w obiekcie używanym okazjonalnie do wypoczynku, z wyłączeniem wypoczynku organizowanego w szkołach i placówkach należy dołączyć:
- szkic poszczególnych pomieszczeń obiektu, z określeniem ich funkcji, w szczególności pomieszczenia do spania, stołówki, pomieszczeń do zajęć wychowawczo-rekreacyjnych i sanitariatów,
- kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej.
W przypadku wypoczynku bez stałej infrastruktury komunalnej w szczególności wypoczynku organizowanym w formie biwaku należy dołączyć:
- szkic sposobu zagospodarowania terenu przeznaczonego na wypoczynek, w szczególności rozmieszczenia części mieszkalnej, żywieniowej, zespołu służby zdrowia i sanitariatów;
- kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez teren wymagań ochrony przeciwpożarowej.
W przypadku organizowania wypoczynku o charakterze wędrownym należy dołączyć mapę trasy ze wskazaniem terminu i miejsca noclegu.
W przypadku wypoczynku organizowanego poza granicami kraju należy dołączyć oświadczenie o zawarciu umowy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia za granicą.
Kadra wypoczynku
Kadrę wypoczynku stanowią: kierownik i wychowawcy. W zależności od programu wypoczynku w skład kadry mogą również wchodzić trenerzy i instruktorzy sportu, animacji kulturalno-oświatowej, lektorzy języka i inne osoby prowadzące zajęcia podczas wypoczynku.
Kierownikiem wypoczynku może być osoba:
- pełnoletnia;
- niekarana;
- posiadająca co najmniej średnie wykształcenie (nie dotyczy instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej przewodnika lub równoważnym, pełniących funkcję kierownika w formach wypoczynku organizowanych przez organizacje harcerskie);
- posiadająca zaświadczenie o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku (nie dotyczy osób zajmujących stanowiska kierownicze w szkołach i placówkach oraz instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej podharcmistrza lub równoważnym);
- posiadająca, co najmniej trzyletnie doświadczenie w wykonywaniu zadań dydaktyczno-wychowawczych lub opiekuńczo-wychowawczych, uzyskane w okresie 15 lat (nie dotyczy nauczycieli oraz instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej podharcmistrza lub równoważnym).
Wychowawcą wypoczynku może być osoba:
- pełnoletnia;
- niekarana;
- posiadająca co najmniej średnie wykształcenie (nie dotyczy instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej przewodnika lub równoważnym, pełniących funkcję wychowawcy w formach wypoczynku organizowanych przez organizacje harcerskie);
- posiadająca zaświadczenie o ukończeniu kursu na wychowawcę wypoczynku (nie dotyczy nauczycieli, osób ze wskazanym wykształceniem pracujących z dziećmi w placówkach wsparcia dziennego lub placówkach opiekuńczo-wychowawczych, instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej przewodnika lub równoważnym oraz osób, które uzyskały tytuł trenera i instruktora sportu przed 23 sierpnia 2013 r.)
W celu potwierdzenia niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie, kierownik lub wychowawca wypoczynku jest obowiązany posiadać zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego. Informacja ta zachowuje ważność przez okres 12 miesięcy od dnia jej wydania. Należy zwrócić uwagę czy w trakcie wypoczynku informacja nie traci ważności.
Kierownik lub wychowawca wypoczynku, który jednocześnie jest zatrudniony na podstawie przepisów, które zawierają warunek niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie, (np. nauczyciel czynny zawodowo) składa w formie pisemnej oświadczenie o niekaralności. Oświadczenie powinno być aktualne tj. dotyczyć wypoczynku, na który zostało złożone.
Kierownik wypoczynku nie może równocześnie pełnić funkcji wychowawcy. Niedopuszczalne jest także zatrudnianie kierowników wypoczynku równocześnie na kilku turnusach w tej samej lub w różnych miejscowościach.
Organizator ma obowiązek sprawdzić, czy kadra wypoczynku nie figuruje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym.
Sankcje karne
Za organizację wypoczynku, pomimo braku umieszczenia zgłoszenia w bazie wypoczynku przewidziane są sankcje karne. Zgodnie z art. 96a ustawy o systemie oświaty karze grzywny podlega organizator wypoczynku, który:
- nie zgłosił wypoczynku kuratorowi oświaty, a organizuje wypoczynek,
- wysłał zgłoszenie, ale nie zostało zaakceptowane przez kuratora oświaty i w konsekwencji nie zostało umieszczone w bazie wypoczynku, a organizuje wypoczynek,
- nie dopełnił obowiązku poinformowania kuratora oświaty o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem wypoczynku, o których mowa w art. 92d ust. 3 pkt 2 lit. b i c oraz pkt 5 ustawy, czyli nie poinformował o zmianie terminu wypoczynku, zmianie adresu wypoczynku, miejsca lokalizacji wypoczynku lub trasy wypoczynku, z podaniem nazwy kraju – w przypadku wypoczynku organizowanego za granicą, nie poinformował o zmianie osób z kadry wypoczynku i ich kwalifikacji.
Orzekanie w sprawach o ww. czyny następuje w trybie przepisów ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 977).
Przepisy regulujące organizację wypoczynku dzieci i młodzieży:
- ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2024 r. poz. 750).
- rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży (Dz. U. poz. 452).