Kuratorium Oświaty w Kielcach

31.08.10 – Informacja dotycząca dokumentacji elektronicznej

Zwracam uwagę Państwa dyrektorów szkół na fakt, że dziennik elektroniczny stanowi zbiór danych, w tym danych osobowych o uczniach, a dyrektorzy szkół, w których wybrano taką formę dokumentowania zajęć lekcyjnych, są – zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. Zm.) - administratorami tych zbiorów danych.

Powyższa ustawa nakłada na administratorów danych liczne obowiązki, wśród nich wymóg szczególnej staranności przy przetwarzaniu danych osobowych, a także obowiązek stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną (art. 36 ustawy).

W myśl art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz (art. 40) zgłasza do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych.

Zgodnie z treścią art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych osobowych. Pomiot ten może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie oraz jest obowiązany podjąć środki zabezpieczające zbiór danych i spełnić wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych i warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. nr 100, poz. 1024). W zakresie przestrzegania tych przepisów dyrektor szkoły (oraz podmiot, któremu w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych) ponosi odpowiedzialność.

Jeżeli szkoły i placówki oświatowe powierzyły firmom przetwarzanie danych bez zawarcia w formie pisemnej umów, należy uznać, że został naruszony art. 31 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Jednocześnie zwracam uwagę, że prywatna firma dostarczająca szkole określoną usługę nie może przejmować kompetencji dyrektora szkoły tj. swobodnie zarządzać elektronicznym dziennikiem lekcyjnym i udostępniać (bądź nie udostępniać) rodzicom uczniów, możliwość logowania się do tego dziennika. W myśl §23 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkole, szkoły i placówki dokumentacji nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. nr 23, poz 225 z późn. zm.) dyrektor szkoły ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie przez szkołę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją.

Decyzja o tym, czy rodzice uczniów będą mogli logować się do systemu dziennika elektronicznego i jaki zakres danych będzie im udostępniony należy do kompetencji dyrektora szkoły. Decyzja ta powinna w równym stopniu obejmować wszystkich rodziców i określać jednakowe warunki korzystania z e-dziennika. Pobieranie opłat od rodziców uczniów za dostęp do dziennika elektronicznego jest nieuprawnione! Zgodnie z art. 54 ust 8 ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. nr 256 poz. 2572 z późn. Zm.), w celu wspierania działalności statutowej szkoły lub placówki rada rodziców może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek rodziców oraz innych źródeł. Ustawa o systemie oświaty nie przewiduje innej formy pobierania opłat od rodziców szkół publicznych.

Także przenoszenie danych osobowych znajdujących się w dzienniku elektronicznym (z na ogół dobrze zabezpieczonych serwerów dostawcy) na komputery osobiste użytkowników nie powinno mieć miejsca, gdyż nie gwarantuje zabezpieczenia danych przed dostępem osób nieuprawnionych i naraża na możliwość ich zniszczenia bądź utraty.

• MEN
• CKE
• NPSEO
• ORE
• KOWEZiU
• OKE
• ŚUW